編集部がオンライン取材で学んだ新時代コミュニケーションのポイント
生活様式が変わったら、どうなるのか
「オンライン就活」が話題です。
新型コロナウイルス感染症が世界中で猛威を振るい、私たちの生活様式は様変わりしました。「三密（密閉空間・密集場所・密接場面）」を避けるようになり、学校生活や職場環境などの日常に影響が出ていることと思います。
サイエンスシフト編集部でも、ここ数ヶ月で大きく働き方が変わりました。「密」を避けるため、会議や取材はミーティングツールを使ったオンライン対応が推奨されています。初対面の人ともオンラインで接触する機会が増えてきているため、私たち社会人ですら、戸惑うことも多いのです。導入され始めている『オンライン就活』『オンライン面接』に戸惑い、不安に思う学生さんも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、編集部がオンライン取材で学んだ新時代コミュニケーションの要点をご紹介いたします。今後オンライン面接を初めとした、「オンライン就活」に挑む皆さんの参考になればいいなと考えております。
オンライン取材、そしてZOOM時代のコミュニケーションのメリット・デメリット
オンラインで取材や面接を行うことが増えてきて、便利だなと感じることも多かったのですが、反面、やりにくいなと感じることもありました。
そこでまずは簡単にですが、オンライン取材のメリット・デメリットをご紹介したいと思います。これはおそらく、オンライン就活でも同じようなことが多くあるはずです。
メリット
■移動時間の削減
これは本当にありがたいなと、純粋に思いました。取材先に出向く移動時間を事前準備はもちろんですが、他の仕事に当てることができるので、業務効率が上がったと感じています。
学生さんにとってもオンライン面接の最大のメリットになると思います。交通費をかけることなく遠方の企業への面接に挑むことができるので、1日にいくつもの面接を受けることができ、効率的な面接スケジュールを組むことができるようになるのではないでしょうか。
■会議室などの場所を用意する必要がない
参加する人数によっては大きな部屋を押さえなくてはいけなかった会議や取材も、オンライン会議のURLを共有するだけで何人もの人が自宅やリモート先から参加できるようになりました。部屋が空いていないためにスケジュールが組み直しになる、ということがなくなりました。
■録画が簡単
大体のミーティングツールには録画機能が備わっています。参加者にはもちろん、その時不在だった人にも簡単に録画した画面を共有できます。
デメリット
■温度感や雰囲気が伝わりにくい
オンラインで行う上での唯一最大のデメリットではないかなと感じています。使っているパソコンのカメラで自分の顔を映すわけですが、なかなか顔映りが悪かったりするんですよね(笑)。高圧的にならないように、映す角度にも気を遣っています。また、声や話し方も普段通りでは伝わりにくくなるので、ワントーン上げてみたり、ゆっくり話すなどの試行錯誤が必要です。
サイエンスシフト編集部が体験！新時代コミュニケーションのポイント
ここからは、サイエンスシフト編集部が実際にオンライン取材を体験して感じた、押さえておきたいポイントをご紹介します。今後増えてくるオンライン面接のポイントにもなるので、ぜひご覧ください。
事前準備編
■通話品質の安定
オンライン取材の際は、通話品質を安定させることが何よりも重要になります。接続状態が悪く、途切れたり、固まってしまったり、最悪の場合切断されてしまうなどのトラブルを防ぐため、固定回線が用意できると良いでしょう。
また、トラブルなどを考慮し、スマートフォンを使用するなど、別のデバイスからも参加できるような選択肢を持っておくと尚良いでしょう。
■使用ツールに慣れておく
本番前のテスト、ツールの確認は是非ともやっておきたいところです。
実際に筆者も同じ取材に参加するメンバーとの事前打ち合わせの際に、本番と同じツールを使用し、様々な機能を確認しました。特に録画機能は本番で失敗できないので、事前チェックはマストです。
ビデオカメラへの映り方や、背景設定などもこのタイミングでしておきましょう。あまり余計なものが映り込まないように事前に場所を探しておきます。オンライン会議で使用できる背景を設定しておくという手もありますが、経験上、背景機能を使用されている方はそこまで多くなく、2〜3割程度かなと感じています。また、背景の状態によっては、ちらつきが起こってかえって見づらくなるケースもあります。（筆者はいつも部屋のカーテンをバックにオンライン取材をしています）
■取材構成案や質問項目などの準備
オンライン取材は、対面よりも相互理解の度合いが下がってしまうので、しっかり内容を詰める必要があると感じています。双方が安心して進められるように、準備しておくと良いものをご紹介します。「取材」となっていますが、面接などで企業の人と話すときと原理的には同じことです。
□取材構成案
取材の意図を伝え、その構成を記載した資料。話の筋道を作っておくことで、脱線することなく進められ、尚且つ記事にもしやすくなる。事前にインタビュイーにも共有する。
□質問項目
当日インタビュイーに伺う質問のリスト。これも事前に共有しておくことで、インタビュイーにも準備していただくことができる。
□チェックリスト
内部用のチェックリスト。取材構成や担当、時間配分など簡単にまとめておき、取材チームで意識統一するために使う。
本番編
■ログインするタイミング
その時々で異なってくるとは思いますが、インタビュアー側であれば5分前には最低でもログインしておきたいところです。
インタビュイー側（取材される側）であれば、2〜3分前に入っていただければ有難いなと思っています。というのも、ログインした際には「こんにちは、よろしくお願いします」など簡単なご挨拶から始まるのですが、インタビュアー側が揃っていないと、ご挨拶が済んだ後、インタビュイーを待たせてしまい、妙な沈黙が流れるからなのです。
経験談ではインタビュアー側が全員揃った状態でインタビュイーをお待ちする、という形が最もスムーズに進行できると感じているため、これくらいがベストかな、と思っています。
■通話中のラグを想定する
通信状況は人により異なります。数秒のラグはあると想定して進めると良いでしょう。
そのため、話し方は普段よりもややゆっくり、丁寧に話すことを心がけましょう。画面に映る相手の顔を見ながら話せば、普段つい早口になってしまうという方も、落ち着いて話すことができるかと思います。こちらが話し終えてから回答に間がある場合は、一呼吸置いてから再度話しかけるようにすると良いと思います。
■複数人取材時の注意点
インタビュイーが複数人いる場合、何点か注意点があります。
□問いかけの際は指名する
「それでは●●さんにお伺いします。」などワンクッション入れてから質問を始めると良いでしょう。誰に聞きたいのか、誰が回答するのかを明確にする最適な手段です。
□会話を被せないように注意する
大勢が参加するオンライン取材の場合、複数人が同時に話してしまうと音声が上手く聞き取れなくなってしまいます。上手く譲り合って話をし、話していない人はマイクをオフにするなどの配慮が必要です。
□リアクションは大きめに
カメラに向かって話をするため、インタビュイーは自分の話がきちんと伝わっているか不安に思います。受け手はカメラに向かって頷くなどのリアクションを、大きめに取るようにしましょう。しかし、上にも書きましたが、音声が聞き取りにくくなるため、リアクションを取る際にはあまり声を出さないように注意すると良いでしょう。テレビでタレントさんがVTRを見ている時にワイプで大きめのリアクションをしていますよね。そんなイメージを思い浮かべると良いでしょう。
■ケアレスミスにご用心
編集部がやってしまったオンライン取材時の失敗談をご紹介します。どうぞ皆様もお気をつけください…。
□ログインできない問題!?
ミーティングツールに突然ログインできないトラブルが、取材5分前に発生しました。アプリでの起動を諦め、web画面からなんとかログインできましたが、原因はアプリのアップデートを怠っていたからでした。
事前にバージョンが最新であるか、確認するようにしましょう。
□録音トラブル!!
オンライン取材を始めた当初、いつも通りレコーダーを準備し、イヤホンを使用して取材に臨みました。取材後、音源を確認しようとレコーダーを再生させると、自分の話し声だけが流れてきたのです…。そうです、イヤホンで話しているのに、外部音声録音をしてしまっていたのでした。その時はミーティングツールで録画をしていたのでことなきを得ましたが、肝を冷やした体験でした。
□画面共有にて…
ミーティングツールで画面を共有する際、休憩時に調べていた好きなアイドルの画面を表示してしまい、赤っ恥をかいたことがあります。不要なウインドウは閉じておく、必要な資料のみ全画面表示にしておく、などの事前対応が必要だと、改めて感じました。
まとめ
生活様式が変わったことをきっかけに、様々な場面がオンライン化していくと考えられます。今回ご紹介したオンライン取材同様、学生の皆さんが対峙していかなくてはならない面接もオンラインを主とした企業が増えていくことでしょう。
オンライン化により、コミュニケーションの取り方が従来と大きく異なってくるため、今まで以上に気配りできることが重要になってくるのではないでしょうか。正しい知識を身につけることで、この新しい生活様式の波を乗りこなしていってほしいと考えています。
